Proposal of a Knowledge Management Model for Fiscal Control Audits Conducted by the Office of the Comptroller General of Medellin
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Instituto Tecnológico Metropolitano - ITM
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The Office of the Comptroller General of Medellín oversees the adequate administration of public resources managed by the municipality through private parties. However, its fiscal audits should reflect organizational knowledge derived from the personal knowledge of the officials who participate in the decisions (regarding the analysis, assessments, and validation of observations and/or findings) and not from individual capabilities, which may lead to different interpretations or opposite decisions in similar or analogous cases in fiscal audits. Therefore, this study presents a knowledge management model for the fiscal audits carried out by said office in order to strengthen its functional competencies and organizational knowledge. The model was shared with and validated by auditors of the Office of the Regional Comptroller. Documents and bibliography were reviewed to identify, compare, and select models and/or general theories related to the problem; the organizational, contextual, and process elements necessary for the construction of the model were determined; and a knowledge map was constructed. This descriptive study implemented direct observation, interviews, and questionnaires as data collection tools. Likewise, using a mixed-methods approach, concepts and variables related to the dynamic capabilities involved in the audit process were identified. The sharing and validation revealed that this office needs to adequately manage the knowledge of its human talent to improve its core processes. A lessons learned template and procedure were designed. Furthermore, a need-gap analysis was conducted after organizational, contextual, and process elements were identified. Finally, strategic initiatives were proposed to efficiently and systematically preserve and transfer knowledge in order to strengthen the functional competencies of its auditors and its organizational knowledge.
La Contraloría General de Medellín, en el ejercicio del control a los recursos públicos que gestiona el municipio y particulares, requiere que en las auditorías fiscales se refleje el conocimiento organizacional como producto de los conocimientos personales de quienes participan en las decisiones y no un conocimiento personalizado que pueda llevar a diferentes interpretaciones o decisiones opuestas en el análisis, valoración y validación de observaciones y/o hallazgos; para ello, se diseñó un modelo de Gestión del Conocimiento para las auditorías fiscales que realiza la entidad, a fin de fortalecer las competencias funcionales y el conocimiento organizacional. Se revisó documentos y bibliografía para identificar, comparar y seleccionar modelos y/o teorías generales cercanas a la problemática, se identificaron elementos organizacionales, contextuales y de proceso necesarios para la construcción del modelo y se elaboró el mapa de conocimientos. El estudio fue de tipo descriptivo, se aplicó observación directa, entrevistas y cuestionarios como herramientas de recolección de datos. Mediante metodología mixta se identificaron conceptos y variables relacionadas con las capacidades dinámicas del proceso auditor. El resultado fue un modelo de Gestión del Conocimiento para las auditorías de control fiscal realizadas por la Contraloría General de Medellín; entidad en la que fue socializado y validado, allí se resaltó su importancia y los resultados obtenidos, entre ellos, la necesidad de la entidad por gerenciar en debida forma el conocimiento del talento humano para fortalecer el área misional, el formato y el procedimiento de lecciones aprendidas, los resultados de las brechas de necesidades y las iniciativas estratégicas propuestas para conservar y transferir de manera eficiente y sistemática el conocimiento para fortalecer las competencias funcionales de los auditores y el conocimiento organizacional.
La Contraloría General de Medellín, en el ejercicio del control a los recursos públicos que gestiona el municipio y particulares, requiere que en las auditorías fiscales se refleje el conocimiento organizacional como producto de los conocimientos personales de quienes participan en las decisiones y no un conocimiento personalizado que pueda llevar a diferentes interpretaciones o decisiones opuestas en el análisis, valoración y validación de observaciones y/o hallazgos; para ello, se diseñó un modelo de Gestión del Conocimiento para las auditorías fiscales que realiza la entidad, a fin de fortalecer las competencias funcionales y el conocimiento organizacional. Se revisó documentos y bibliografía para identificar, comparar y seleccionar modelos y/o teorías generales cercanas a la problemática, se identificaron elementos organizacionales, contextuales y de proceso necesarios para la construcción del modelo y se elaboró el mapa de conocimientos. El estudio fue de tipo descriptivo, se aplicó observación directa, entrevistas y cuestionarios como herramientas de recolección de datos. Mediante metodología mixta se identificaron conceptos y variables relacionadas con las capacidades dinámicas del proceso auditor. El resultado fue un modelo de Gestión del Conocimiento para las auditorías de control fiscal realizadas por la Contraloría General de Medellín; entidad en la que fue socializado y validado, allí se resaltó su importancia y los resultados obtenidos, entre ellos, la necesidad de la entidad por gerenciar en debida forma el conocimiento del talento humano para fortalecer el área misional, el formato y el procedimiento de lecciones aprendidas, los resultados de las brechas de necesidades y las iniciativas estratégicas propuestas para conservar y transferir de manera eficiente y sistemática el conocimiento para fortalecer las competencias funcionales de los auditores y el conocimiento organizacional.