IT Services Outsourcing: Governance Model for Public Universities
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Instituto Tecnológico Metropolitano - ITM
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Purpose: The aim of this study was to design a governance model for IT services outsourcing at public universities.
Design/methodology: This study employed a qualitative methodology divided into three steps: first, international standards for IT management and project management were reviewed; second, a literature review was conducted to define the state of the art of IT outsourcing at universities; and third, IT outsourcing at public universities in Norte de Santander was analyzed. Two universities were investigated here: Pamplona University and Francisco de Paula Santander University (Main Campus and Ocaña Campus).
Findings: The model proposed here includes layers associated with the (mission-related, support, and strategic) processes that universities carry out. This model, which is applied in six stages, was analyzed from two perspectives: vertical coherence, which involves management and governance activities for all those involved; and horizontal coherence, in which said activities are associated with specific goals and progress and follow-up artifacts.
Conclusions: Although outsourcing is a relevant aspect in corporate management, public universities still need control over the activities of their customers as well as suppliers. Therefore, the proposed model establishes concrete activities for these two actors by means of joint responsibility management at all the levels of the organization.
Originality: This study contributes to the improvement of the processes that public universities carry out because it mitigates the risks associated with them by formalizing the activities, producing deliverables, establishing performance indicators, and assigning responsibilities at all the levels in the organization.
Objetivo: El objetivo de esta investigación fue diseñar un modelo de gobierno para la tercerización de servicios de tecnología de la información (TI) en las universidades públicas. Diseño/metodología: Se empleó una metodología de tipo cualitativa, desarrollada en tres momentos: el primero, consistió en una revisión de estándares internacionales asociados a la gestión de TI y la gestión de proyectos; el segundo, permitió realizar una revisión bibliográfica para definir el estado del arte de la tercerización de TI en las universidades; el tercero, se materializó con el diagnóstico realizado a las universidades públicas de Norte de Santander en relación con la tercerización de sus servicios de TI. Las universidades objeto de estudio fueron: la Universidad de Pamplona y la Universidad Francisco de Paula Santander (sede Central y seccional Ocaña). Resultados: El modelo propuesto tuvo un enfoque por capas asociadas a los procesos de las universidades (misionales, de apoyo, estratégicos); además, se organizó en seis etapas que se analizaron desde dos perspectivas: la coherencia vertical, que incluyó actividades de gestión y de gobierno para los actores involucrados; y la coherencia horizontal, que permitió que dichas actividades se asociaran a metas específicas y artefactos de ejecución y seguimiento. Conclusiones: De esta investigación se concluye que, aunque la tercerización es un aspecto relevante en la gestión empresarial, las universidades públicas todavía requieren control sobre las actividades, tanto del lado del cliente, como del proveedor. Por esto, el modelo propuesto establece actividades concretas para los dos actores mediante la gestión conjunta de las responsabilidades en todos los niveles organizativos. Originalidad: Esta investigación contribuye con el mejoramiento de los procesos en las universidades públicas, puesto que el modelo mitiga los riesgos asociados a estos con la formalización de las actividades, la generación de entregables, el establecimiento de indicadores de desempeño y la asignación de responsabilidades en todos los niveles organizativos.
Objetivo: El objetivo de esta investigación fue diseñar un modelo de gobierno para la tercerización de servicios de tecnología de la información (TI) en las universidades públicas. Diseño/metodología: Se empleó una metodología de tipo cualitativa, desarrollada en tres momentos: el primero, consistió en una revisión de estándares internacionales asociados a la gestión de TI y la gestión de proyectos; el segundo, permitió realizar una revisión bibliográfica para definir el estado del arte de la tercerización de TI en las universidades; el tercero, se materializó con el diagnóstico realizado a las universidades públicas de Norte de Santander en relación con la tercerización de sus servicios de TI. Las universidades objeto de estudio fueron: la Universidad de Pamplona y la Universidad Francisco de Paula Santander (sede Central y seccional Ocaña). Resultados: El modelo propuesto tuvo un enfoque por capas asociadas a los procesos de las universidades (misionales, de apoyo, estratégicos); además, se organizó en seis etapas que se analizaron desde dos perspectivas: la coherencia vertical, que incluyó actividades de gestión y de gobierno para los actores involucrados; y la coherencia horizontal, que permitió que dichas actividades se asociaran a metas específicas y artefactos de ejecución y seguimiento. Conclusiones: De esta investigación se concluye que, aunque la tercerización es un aspecto relevante en la gestión empresarial, las universidades públicas todavía requieren control sobre las actividades, tanto del lado del cliente, como del proveedor. Por esto, el modelo propuesto establece actividades concretas para los dos actores mediante la gestión conjunta de las responsabilidades en todos los niveles organizativos. Originalidad: Esta investigación contribuye con el mejoramiento de los procesos en las universidades públicas, puesto que el modelo mitiga los riesgos asociados a estos con la formalización de las actividades, la generación de entregables, el establecimiento de indicadores de desempeño y la asignación de responsabilidades en todos los niveles organizativos.