INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-27 DEFINICIÓN, ANÁLISIS Y DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL PARA ABOGADOS Oscar Darío Usme Isaza Leidy Johana Mejía Fernández Ingeniería en sistemas Consejo Académico Facultad de Ingenierías INSTITUTO TECNOLÓGICO METROPOLITANO 03/08/2015 INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 2 RESUMEN La empresa Teamcloud S.A.S, es una compañía antioqueña dedicada a ofrecer soluciones informáticas, basadas en tecnologías Web para pequeñas y medianas empresas. Los servicios ofrecidos por Teamcloud se basan en el uso de tecnologías de última generación, las cuales se orientan hacia la generación de soluciones altamente escalables para sus clientes ofreciéndoles como valor agregado un crecimiento y soporte con el tiempo. Actualmente Teamcloud demanda un proceso de ingeniera de software que incluya la definición, el análisis y el diseño, de una plataforma informática que permita administrar y gestionar los diferentes flujos de trabajo que son procesados por un abogado. El presente proyecto, se presenta como alternativa de solución a este requerimiento, a través del proceso de Ingeniería de software de un sistema de gestión documental para abogados, que brindara una base sólida para implementar un software de manera correcta y organizada, cumpliendo con las especificaciones del cliente y el usuario final. La idea es que en esta plataforma se implemente el proceso de modelamiento de flujos de trabajo de los casos jurídicos definidos por el usuario (abogado), los cuales tendrán la capacidad de madurar a medida que sean utilizados en nuevos casos (motor de inferencias), es decir, que cada uno de los procesos no serían modelos estáticos, sino que tendrían la capacidad de retroalimentarse a partir de acciones o necesidades que solicite cada usuario. Por ejemplo será posible monitorear el estado actual de las tareas, así como también observar cómo evolucionan. Adicionalmente, la implementación permitiría ver cuáles son las tareas o decisiones que están requiriendo de tiempo no planificado y se tornan en tareas o decisiones críticas. Para el logro de la realización de este requerimiento, se tendrán en cuenta las siguientes etapas: 1. Definición y alcance del requerimiento: En esta etapa se identifica cual es la necesidad del usuario, y se presenta como solución a esta necesidad la alternativa más eficiente y óptima que se aplicara representada por medio del análisis de los requisitos y funciones del sistema. INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 3 2. Proceso de análisis: En esta etapa se mostrara el sistema en una forma lógica, se especifica cuáles serán los datos que se van a manejar, la función que tiene que cumplir el software, las interfaces requeridas, el rendimiento y la especificación de los requisitos no funcionales que se esperan lograr. 3. Proceso de diseño: En esta etapa se describe el proceso que traduce los requisitos definidos en la etapa de análisis en una representación del software de forma que pueda conocerse la arquitectura y la funcionalidad del requerimiento. Además, los requisitos del software se traducen a una serie de diagramas que representan la estructura del sistema, de sus datos, de sus programas y de sus interfaces. Cada una de estas etapas se debe documentar y debe ser entregada al usuario como producto final y entrega de la fase de Ingeniería del Software para el proceso de Gestión documental de abogados. INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 4 RECONOCIMIENTOS Le agradecemos a Dios por habernos acompañado y guiado a los largo de esta carrera, por ser nuestra fortaleza en los momentos de debilidad y por brindarnos una vida llena de aprendizajes, experiencias y sobre todo felicidad. Gracias a nuestros padres por apoyarnos en todo momento, por los valores que nos han inculcado, y por habernos brindado la oportunidad de tener una excelente educación en el transcurso de nuestras vida. Sobre todo por ser ejemplos de vida a seguir. A nuestros hermanos por ser parte importante de nuestras vidas y representar junto a ellos la unidad familiar. Les agradecemos a nuestros formadores, personas de gran sabiduría quienes se han esforzado por ayudarnos a llegar al punto en el que nos encontramos. Sencillo no ha sido el proceso, pero gracias a esas ganas de transmitirnos sus conocimientos y dedicación que los ha regido, hemos logrado importantes objetivos. Y por último gracias a la facultad de Ingenierías, especialmente el programa de Sistemas, a todas las personas que conforman el programa, directores, secretarias, entre otros. INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 5 ACRÓNIMOS UML Lenguaje de modelamiento unificado SGD Sistema de gestión documental SI Sociedad de la información TIC Tecnologías de la información y del conocimiento IBM International Business Machines Corp. RF Requisito Funcional INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 6 TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN ........................................................................................................ 7 2. MARCO TEÓRICO ................................................................................................... 11 3. METODOLOGÍA ....................................................................................................... 14 4. RESULTADOS Y DISCUSIÓN ................................................................................. 17 5. CONCLUSIONES, RECOMENDACIONES Y TRABAJO FUTURO ........................ 169 REFERENCIAS ............................................................................................................. 172 APÉNDICE .................................................................................................................... 174 ANEXOS ........................................................................................................................ 175 INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 7 1. INTRODUCCIÓN 1.1 Generalidades El mercado del desarrollo de software en Colombia en los últimos años ha adquirido gran importancia en diferentes sectores, contribuyendo de forma significativa en la eficiencia de procesos de diseño, producción, distribución y comercialización de productos y servicios, no siendo ajeno este a sectores como las del área jurídica en el que a diario se maneja gran flujo de información y en el que se ha logrado identificar la gran necesidad de que un abogado tenga un software que optimice sus tareas de tal forma que la información de ingreso no sea redundante y que sean más optimizadas sus tareas. “El objetivo de un buen sistema es: Ingresar una vez, usar muchas veces. Utilizar todos los medios disponibles para reutilizar la información que ya se ha introducido al menos una vez para poner automáticamente los metadatos en documentos usando las reglas de negocio sencillas.”[1]. Al pensar en un sistema de software de gestión de documentos no basta con sólo tener en cuenta el almacenar y recuperar documentos; se trata de trasladar la responsabilidad sobre el almacenamiento, localización, recuperación y gestión final de los registros y medios de comunicación, que ayudarán a obtener un trabajo más inteligente, más rápido y de manera más productiva. Esta propuesta se hace en respuesta a necesidades específicas que tiene la empresa Teamcloud S.A.S, la cual identificó una oportunidad de mejora en la generación de un sistema de gestión documental para el área jurídica, con el fin de ofrecer al mercado un producto novedoso y de gran utilidad tanto para los abogados como para sus clientes, obteniendo así mejores resultados y optimización en los tiempos de respuesta a cada uno de los procesos que estos gestionan. Adicionalmente, está basada en la necesidad de proporcionar un manejo más eficiente de la información generada en algunos procesos o casos jurídicos mediante la adquisición de un sistema de gestión integral de datos de carácter administrativo y documental, que permita: INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 8 • Aprovechar el sistema actual y sus componentes de funcionalidad fundamentales. • Mejorar procesos y procedimientos. • Evitar la duplicidad de esfuerzos reduciendo el tiempo de procesamiento. • Obtener resultados en menor tiempo. • Optimizar la utilización de recursos. • Facilitar la consolidación y presentación oportuna de información a los clientes. Por lo anterior, los interesados en la implementación de este proyecto serían:  El usuario administrador de la plataforma (Teamcloud S.A.S), en la que podrá exponer los servicios a los abogados.  Los abogados que podrán hacer uso del sistema y en que podrán ofrecer sus servicios a los clientes.  Los clientes de los abogados que podrán hacer uso de la herramienta para ver seguimiento a sus procesos. Teniendo en cuenta que esta solución abarcará las necesidades de diferentes usuarios se considera de gran importancia la definición, el análisis y el diseño de la plataforma, que logrará suplir las expectativas de cada uno. INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 9 1.2 Objetivos 1.2.1 Objetivo General Generar para la empresa Teamcloud S.A.S el diseño de un sistema de gestión documental orientado al área jurídica, mediante la adopción de herramientas de ingeniería del software, que brinden solución a los requerimientos definidos por el usuario. 1.2.2 Objetivos Específicos  Realizar el análisis de requerimientos para establecer los alcances y limitaciones del Sistema de Información.  Seleccionar un modelo de Ingeniería de Software que esté acorde a los estándares de la arquitectura de un Sistema de Información.  Analizar las reglas de negocio requeridas para el desarrollo de servicios en el área jurídica.  Proyectar el diseño de la arquitectura de un Sistema de gestión documental, acorde con las necesidades y exigencias requeridas para tal efecto.  Evaluar alternativas tecnológicas, disponibles en el mercado que pueden ser utilizadas en la implementación del modelo.  Generar un documento final con el modelo metodológico los documentos de definición, análisis y diseño del sistema. INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 10 1.3 Organización del Trabajo Este trabajo está organizado en cinco secciones las cuales se describen a continuación: Sección 1: En esta sección se describe la introducción del trabajo, se especifica cual será el alcance del proyecto mediante la definición de los objetivos. Sección 2: Se describe el soporte teórico para poder entender el alcance de este proyecto. Sección 3: Se define la metodología con la que se trabajara para dar solución al problema definido. Sección 4: Se muestra la solución del problema mediante la metodología implementada. Sección 5: Se identifican las conclusiones de la realización de este trabajo, además que recomendaciones se tienen para implementación de nuevos. INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 11 2. MARCO TEÓRICO La gestión documental se puede definir como el conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar y recuperar adecuadamente, la documentación producida, recibida o retenida por una organización en el desarrollo de sus actividades. Los Sistemas de Gestión Documentales (SGD) son agrupaciones de herramientas y metodologías que permiten controlar y realizar la gestión sobre el ciclo de vida y operaciones que recaen habitual o esporádicamente sobre los documentos generados y almacenados en una organización. Actualmente los SGD representan una herramienta de gran utilidad para las empresas ya que ofrecen facilidades para la solución de necesidades y problemas que se relacionan con el almacenamiento y análisis de documentos; he aquí una pequeña muestra de los problemas y necesidades que una organización puede solucionar con un SGD: • Existencia de diferentes versiones de documentos. • Mezcla de documentos. • Búsqueda, traspaso y eliminación de documentos complejos o demorados. • Información similar en diferentes tipos de documentos. • Información no útil, basura. • Llega información de diversas fuentes. • Sobre costos y desperdicio en papelería. • Retrasos en papeleo y trámites internos. • Se percibe una inundación de documentos. • Diferentes usuarios deben poder a acceder a diferentes tipo de documentos. • Se guardan documentos repetidos. • No se sabe con certeza que documentos se tienen guardados o que información guardan dichos documentos. Los SGD se integran a otros sistemas de información (internos o externos) con los que interactúa la organización, proporcionando apoyo en la utilización de documentos que se requiere en todo tipo de procesos. Sin embargo, una gran cantidad de SGD no contempla la creación de todos los tipos de documentos electrónicos demandables en los procesos INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 12 legales. En su lugar, permiten el uso de herramientas de importación de documentos. Otro aspecto que los SGD que no incluyen en muchos casos, es la capacidad de permitir la realización de transacciones de tipo documentales, pero que pueden ser integrados con sistemas externos. Como ejemplo de esta integración se puede citar al IBM WebSphere Digital Media Enabler, el cual es un software de comercio que se integra con el aplicativo de manejo de contenidos DB2 (Motor de Base de datos relacional), para soportar la distribución y venta de medios digitales. Los SGD están compuestos por todos los subsistemas que intervienen en la gestión documental de una empresa, que al integrarse mejoran la eficiencia en los procesos. Los principales componentes o subsistemas que intervienen en la gestión documental de una empresa y que deben formar parte de en un SGD son los siguientes: Captura: Existen distintos métodos mediante los cuales los tipos de documentos pueden ser capturados y almacenados en un SGD: • Escaneo de documentos: Si un documento ya existe en su forma física, puede ser escaneado, guardado en un formato digital y luego ser cargado en el SGD. • Entrada manual: En algunos casos, como sucede con las formas electrónicas desarrolladas en procesadores de texto, luego de ser creadas, pueden ser cargadas al SGD. • Carga de objetos: Normalmente los SGD proveen la funcionalidad para cargar medios (objetos) provenientes de diversas tipos de aplicaciones que generan documentos en distintos formatos. Almacenamiento: El almacenamiento se refiere a la interfaz (herramientas y APIs) y la capacidad del sistema de almacenar medios digitales en algún tipo de modelo de base de datos. Esto incluye el almacenamiento de meta datos usados para la descripción de los objetos y el contenido de éstos. Flujo de trabajo (Workflow): El flujo de trabajo es usado para direccionar automáticamente documentos a usuarios o grupos de usuarios definidos. El enrutamiento que tiene definido un flujo de trabajo en documentos es determinado para soportar un proceso del negocio. INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 13 Búsquedas: Los SGD deben soportar búsquedas predefinidas, como búsquedas de documentos esperando una aprobación, búsquedas de contenido de documentos, tipos de documentos, o documentos asociados a un tema en particular. Obtención: La obtención hace referencia a la funcionalidad del SGD para obtener o recuperar contenido de distintos documentos y luego tener la habilidad de exportar estos contenidos a otros sistemas externos. Distribución: Es la capacidad que tienen los nodos del SGD para ser distribuido en diferentes redes. Por ejemplo, los administradores de recursos de DB2 (Motor de Base de datos relacional) que son utilizados para almacenar objetos digitales pueden ser distribuidos en distintas regiones geográficas en relación al sitio donde se encuentren los usuarios finales para permitir que los objetos puedan ser obtenidos de una manera más eficiente y rápida. Control de acceso: Es utilizado para determinar si un usuario autenticado tiene acceso para solicitar el uso de recursos. Autenticación se entiende como el proceso donde la identidad de un cliente es validada. La autorización es la capacidad de permitir o denegar el acceso a los recursos. Índice: En los SGD los índices son usados para mantener el seguimiento de los datos que están siendo almacenados en el sistema. Si los metadatos que describen el objeto digital se encuentran en el índice, será posible realizar una búsqueda para encontrar dicho objeto digital. Administración de derechos digitales: Esta funcionalidad de administrar los derechos digitales es utilizada por el SGD para proteger los derechos de autor de cada documento que el sistema maneja. Respecto a desarrollo de ingeniería de Software, se propone hacer uso del marco de trabajo Scrum para las tempranas entregas finales al usuario. INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 14 3. METODOLOGÍA La metodología que se implementará en este proyecto estará dividida en dos secciones que a continuación se describen: 1. Proceso de ingeniería de software: Como alcance de este proyecto, es la etapa en la que se levantará la documentación respectiva de la solución final que se entregará al usuario (Teamcloud S.A.S). 2. Implementación de la solución: De acuerdo a solicitud del usuario (Teamcloud S.A.S) el desarrollo del software será trabajado bajo el marco de trabo SCRUM. Para iniciar el proceso de ingeniería del software se definirán tres etapas en las que se podrá identificar el que y el cómo de la solución. 3.1 Fase de Definición: El modelado del negocio tiene como objetivo el comprender y describir de forma simplificada la realidad. Esta comprende el análisis del negocio, los requerimientos y el planteamiento de una arquitectura base del trabajo a realizar. Además es muy importante la comunicación continua con los que serán los usuarios finales del sistema que pueden ser o no, los expertos del tema del problema, debido a que proporcionan la información principal para establecer las necesidades que debe cubrir el sistema a desarrollar o a adaptar. En esta fase se obtiene: 3.1.1 Descripción del problema: Se realiza una descripción verbal del entorno del problema, los antecedentes, los procesos reales involucrados, los síntomas, actores y las posibles aplicaciones externas que deben interactuar con el nuevo sistema. 3.1.2 Alcance del proyecto: Se define cual será el alcance del proyecto, que es lo que se espera del sistema. 3.1.3 Definición de actores del sistema: Son los usuarios finales que usarán las funcionalidades del sistema. INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 15 3.1.4 Definición de requisitos Funcionales: Se definen cuáles son los requisitos funcionales del proyecto y cuáles son los actores que intervienen en cada funcionalidad. 3.1.5 Definición de requisitos No Funcionales: Aquellos que generan un impacto directo sobre el desarrollo del proyecto y sobre los requisitos funcionales. 3.1.6 Modelo de objetos del negocio: Definición de las clases y los atributos de las mismas. 3.2 Fase de Análisis: Esta fase tiene como propósito especificar las funcionalidades que serán implementadas en el sistema. También se tiene en cuenta el modelamiento conceptual de los datos, para represar tanto la estructura como el comportamiento del sistema, especificando el “qué” del espacio del problema utilizando especialmente el modelo de procesos. En esta fase se obtiene: 3.2.1 Diagrama de Casos de Uso: Los diagramas de casos de uso se suelen utilizar en el modelo del sistema desde el punto de vista de los usuarios para representar las acciones que realizan cada uno de estos. 3.2.2 Definición de Casos de Uso: Se describe la funcionalidad de cada uno de los casos de uso definidos, se tiene en cuenta precondición, postcondición, el flujo normal del sistema o un flujo alterno en caso de que el flujo normal no cumpla con la funcionalidad indicada. 3.3 Fase de Diseño: En el análisis se intenta descubrir que es lo que realmente se necesita, para llegar a una comprensión adecuada de los requerimientos (¿Qué Hacer?). El diseño representa las características que permitirán la implementación de los requerimientos en forma efectiva (¿Cómo hacerlo?). 3.3.1 Diagrama de despliegue: Mediante la implementación de este se modela la arquitectura en tiempo de ejecución de un sistema. Esto muestra la configuración de los elementos de hardware (nodos) y muestra como los elementos y artefactos del software se trazan en esos nodos. INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 16 3.3.2 Diagrama de componentes: En este se describen los elementos físicos del sistema y sus relaciones. Los componentes representan todos los tipos de elementos de software que entran en la fabricación de la aplicación, por ejemplo, archivos, paquetes, etc. 3.3.3 Diagrama de clases: Los diagramas de clases proporcionan una perspectiva estética del sistema (representa un diseño estructural). 3.3.4 Modelo de datos: Se deriva del modelo conceptual de datos y marca la estructura del diseño físico de la base de datos. Está compuesto por todos los objetos que contienen datos junto con todas las restricciones a las cuales ellos están sujetos. 3.3.5 Diagrama de estados: Es una manera para caracterizar un cambio en un sistema, es decir que los objetos que lo componen modificaron su estado como respuesta a los sucesos y al tiempo. En este se indica qué eventos hacen que se pase de un estado a otro y cuáles son las respuestas a acciones que genera. También ilustra que eventos pueden cambiar el estado de los objetos de la clase. 3.3.6 Diagrama de Navegación: Los mapas de navegación proporcionan una representación esquemática de la estructura del hipertexto, indicando los principales conceptos incluidos en el espacio de la información y las interrelaciones que existen entre ellos. 3.3.7 Diagrama de Paquetes: En este se muestra la organización de los paquetes, perfiles y espacios de nombres. 3.3.8 Consideraciones adicionales: En esta sección se tienen en cuenta herramientas adicionales las cuales serán complemento a la etapa de desarrollo. 3.3.9 Prototipos: Mediante estos se puede visualizar gráficamente el Look & Feel del aplicativo. INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 17 4. RESULTADOS Y DISCUSIÓN 4.1 FASE DE DEFINICIÓN 4.1.1 Descripción del problema: La rápida evolución de las tecnologías de la información, ha obligado a asimilar grandes novedades tecnológicas a gran velocidad y ha permitido la aparición de nuevos productos y herramientas informáticas para la gestión electrónica de documentos, teniendo en cuenta que a diario se maneja un gran flujo de información, cuya evolución que afecta la agilidad en la gestión de procesos y por ende aumento en los tiempos de respuesta. La no consideración de un sistema de gestión documental en el ámbito del área jurídica puede generar que los procesos que allí se gestionan sean más lentos, dispendiosos y se tenga que recurrir a métodos manuales, como por ejemplo listados hechos a mano o al uso de programas que no están diseñados para estas áreas, ya que en estos aplicativos no manejan términos jurídicos y generan contrariedades de manera que los procesos y procedimientos se desarrollan con base en costumbres, presentando diferencias en su ejecución, en el aprovechamiento de sus recursos y en los resultados esperados de cada proceso. Por lo anterior, se identifica que las instituciones jurídicas pueden responder a nuevos retos tecnológicos para ofrecer servicios con mayor eficiencia, y para ello necesitan contar con herramientas capaces de integrar el manejo de la información que cada proceso conlleva, la gestión adecuada de esta, junto con un flujo de trabajo que genere confianza, organización y agilidad en la respuesta a sus procesos. En este proyecto se propone el diseño de un sistema de gestión documental como herramienta de apoyo al área jurídica, para mejorar la administración de los casos o procesos que son atendidos por los abogados, lo que constituye un aporte al crecimiento y portafolio de servicios de la empresa Teamcloud S.A.S. 4.1.2 Alcance del proyecto: INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 18 El proyecto abarcará el análisis y diseño de un modelo o prototipo de un Sistema de Gestión Documental Informatizado para áreas jurídicas, el cual brinde a la empresa Teamcloud S.A.S un esquema general para iniciar con una gestión documental en línea que sea manejada y administrada desde cualquier lugar u oficina. El Sistema modelo pretende ser un entorno interactivo en Internet, es decir, un sitio público para usuarios externos (clientes) y usuarios internos (Abogados), lo cual dependerá del tipo de usuario que manipulará las diferentes opciones con las que cuente en el sistema. 4.1.3 Actores del sistema: Usuario Administrador de la plataforma: Es el encargado de la actualización y estandarización de los contenidos y la coordinación de los lineamientos generales para la administración de la plataforma. Este usuario debe disponer de privilegios para consultar toda la información de los usuarios registrados en el sistema (Abogados), asignación de roles y administración de los flujos de trabajo. Usuario Abogado: Es el usuario que se encarga de la administración de procesos, documentos, flujos de trabajo, clientes, citas y servicios; la aplicación está diseñada para que el usuario abogado maneje su propio espacio es decir sea en parte un administrador de la gestión de todos sus procesos. Usuario Cliente: Son los clientes de los abogados, ellos podrán ver el seguimiento de los procesos y registrar observaciones a los mismos, además la creación de solicitudes de servicios. INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 19 4.1.4 Definición de Requisitos funcionales del sistema: GESTIÓN USUARIO ADMINISTRADOR Requisitos Funcionales Requisitos de Producto Tipo Requisito Descripción REQ01 RF Configuración de usuarios: Configuración de los usuarios (abogados) y control de acceso al sistema. REQ01-01 RF Se debe crear una pantalla en la que se listen todos los usuarios que se encuentran registrados en el sistema. En este se mostrara los siguientes campos: 1. Nombre completo 2. Tipo identificación 3. Número de identificación 4. Nombre de usuario 5. Correo electrónico 6. Rol 7. Estado 8. Fecha activación 9. Fecha desactivación Por cada registro que se presente se debe habilitar las opciones de modificar, eliminar y restablecer contraseña.  La opción de modificar: recupera los datos del registro seleccionado y los dispone en el formulario de creación de usuarios (REQ01- 02)  La opción de eliminar: solicita confirmación y elimina el usuario seleccionado; en caso tal que el usuario tenga información asociada se INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 20 debe ir por modificar e inactivar el usuario.  La opción de restablecer contraseña: asigna el número de identificación como contraseña actual al usuario seleccionado y automáticamente se le notifica por correo electrónico la nueva contraseña. REQ01-02 RF Se debe crear una opción que permita la creación de los usuarios del sistema. Se deben tener en cuenta los siguientes campos: 1. Nombre Completo 2. Tipo de identificación 3. Número de identificación (Para el reseteo de clave y asignación por primera vez, se tomará este dato cifrado y será la clave inicial del usuario) 4. Nombre de usuario 5. Correo electrónico 6. Teléfonos 7. Campo de acción 8. Rol 9. Fecha activación 10. Fecha desactivación 11. Estado REQ01-03 RF Para la consulta de la lista de usuarios registrados en el sistema se debe habilitar un campo de búsqueda que permita al usuario escribir una palabra y el sistema busque las coincidencias de la palabra en todos los campos mostrados en dicha consulta. Se deben tener en cuenta los siguientes campos: 1. Nombre completo INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 21 2. Tipo de identificación 3. Número de identificación 4. Nombre de usuario 5. Correo electrónico 6. Teléfonos 7. Campo de acción 8. Rol 9. Fecha activación 10. Fecha desactivación 11. Estado REQ02 RF Configuración de roles: Configuración de los roles pertenecientes a los diferentes usuarios del sistema. REQ02-01 RF Se debe crear una pantalla en la que se listen todos los roles de usuarios en donde se especifique: 1. Nombre del rol 2. Estado 3. Lista de permisos que tiene habilitado dentro del sistema. Por cada registro que se presente se debe habilitar las opciones de Modificar y eliminar.  La opción de modificar: recupera los datos del registro seleccionado y los dispone en el formulario de creación de usuarios (REQ02- 02)  La opción de eliminar: solicita confirmación y elimina el rol seleccionado; en caso tal que el rol tenga información asociada, se debe ir por modificar e inactivar el rol. INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 22 REQ02-02 RF Se debe crear una opción que permita la creación de roles del sistema. Se deben tener en cuenta los siguientes campos:  Nombre del rol  Estado  Lista de permisos que tiene habilitado dentro del sistema. REQ03 RF Flujos de Trabajo: Configuración de los flujos de trabajo predefinidos de acuerdo a los tipos de procesos que puede atender un usuario abogado. REQ03-01 RF Se debe crear una pantalla en la que se listen todos los flujos de trabajo que se encuentran registrados en el sistema. En este se mostrará los siguientes campos: 1. Nombre del flujo 2. Definición 3. Requisitos 4. Observaciones 5. Estado 6. Fecha Por cada registro que se presente se debe habilitar las opciones de modificar y eliminar.  La opción de modificar: recupera los datos del registro seleccionado y los dispone en el formulario de creación de nuevo flujo de trabajo (REQ03-02)  La opción de eliminar: solicita confirmación y INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 23 elimina el registro seleccionado; en caso tal que el registro tenga información asociada se debe ir por modificar en la opción estado del flujo indicar “Inactivar”. REQ03-02 RF Se debe crear una opción que permita la creación de nuevos flujos de trabajo del sistema. Se deben tener en cuenta los siguientes campos: 1. Nombre del flujo 2. Definición 3. Requisitos 4. Observaciones. 5. Estado 6. Fecha REQ03-03 RF Para la consulta de la lista de flujos de trabajo que se encuentren registrados en el sistema se debe habilitar un campo de búsqueda que permita al usuario escribir una palabra y el sistema busque las coincidencias de la palabra en todos los campos mostrados en dicha consulta. Estos campos son: 1. Nombre del flujo 2. Definición 3. Requisitos 4. Observaciones. 5. Estado 6. Fecha GESTIÓN USUARIO ABOGADO REQ04 RF Gestión de clientes: Configuración de los clientes INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 24 pertenecientes a un abogado. REQ04-01 RF Se debe crear una pantalla en la que se listen todos los clientes que se encuentran registrados en el sistema. En este se mostrará los siguientes campos: 1. Nombre completo o razón social 2. Tipo Persona 3. Tipo de Identificación 4. Número de identificación o NIT 5. Nombre del contacto 6. Nombre de usuario 7. Correo electrónico 8. Teléfonos 9. Dirección 10. Ciudad 11. Observaciones Por cada registro que se presente se debe habilitar las opciones de Modificar y eliminar.  La opción de modificar: recupera los datos del registro seleccionado y los dispone en el formulario de creación de clientes (REQ04-02)  La opción de eliminar: solicita confirmación y elimina el usuario seleccionado; en caso tal que el usuario tenga información asociada, se debe ir por modificar en la opción “Inactivar”  La opción de restablecer contraseña: le asigna el número de identificación como contraseña actual al cliente seleccionado y automáticamente se le notifica por correo electrónico la nueva contraseña. INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 25 REQ04-02 RF Se debe crear una opción que permita la creación de los clientes del sistema. Se deben tener en cuenta los siguientes campos: 1. Nombre completo o razón social 2. Tipo Cliente 3. Tipo de Identificación 4. Número de identificación o NIT 5. Nombre del contacto 6. Nombre de usuario 7. Correo electrónico 8. Teléfonos 9. Dirección 10. Ocupación 11. Fecha Nacimiento 12. País 13. Departamento 14. Ciudad 15. Observaciones. 16. Estado Una vez el cliente haya sido creado exitosamente el sistema debe enviar notificación por correo electrónico, indicando el usuario y la contraseña con la que el clientes podrá ingresar al sistema. Nota: Para el reseteo de contraseña y asignación por primera vez, la clave será el documento de identificación o NIT. Una vez el clientes ingrese se remite al REQ12. REQ04-03 RF Para la consulta de la lista de clientes registrados en el INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 26 sistema, se debe habilitar un campo de búsqueda que permita al usuario escribir una palabra y el sistema busque las coincidencias de la palabra en todos los campos mostrados en dicha consulta. Los siguientes son los campos: 1. Nombre completo o razón social 2. Tipo Cliente 3. Tipo de Identificación 4. Número de identificación o NIT 5. Nombre del contacto 6. Nombre de usuario 7. Correo electrónico 8. Teléfonos 9. Dirección 10. Ocupación 11. Fecha Nacimiento 12. Ciudad 13. Departamento 14. País 15. Observaciones. 16. Estado REQ05 RF Gestión de Procesos: Configuración de los diferentes procesos que son atendidos por los abogados. REQ05-01 RF Se debe crear una administración (creación, modificación, eliminación y consulta) de los tipos de procesos donde se especifique:  Código del proceso  Descripción del proceso  Estado INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 27 Por cada registro que se presente se debe habilitar las opciones de Modificar y eliminar.  La opción de modificar: recupera los datos del registro seleccionado y los dispone en el formulario de creación de tipos de proceso (REQ05-02)  La opción de eliminar: solicita confirmación y elimina el tipo de proceso seleccionado; en caso tal que el registro tenga información asociada, se debe ir por modificar y cambiar el estado a “Inactivar” REQ05-02 RF Se debe crear una opción que permita la creación de tipos de procesos. Se deben tener en cuenta los siguientes campos: 1. Código 2. Descripción 3. Estado REQ05-03 RF Se debe crear una pantalla en la que se listen todos los procesos gestionados por el abogado. En este se mostrará los siguientes campos: 1. Nombre del proceso 2. Cliente 3. Tipo de Proceso 4. Usuario (Registrado en el sistema). 5. Flujo de Trabajo 6. Descripción 7. Fecha inicio INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 28 8. Fecha fin 9. Estado 10. Observaciones Por cada registro que se presente se debe habilitar las opciones de modificar y eliminar.  La opción de modificar: recupera los datos del registro seleccionado y los dispone en el formulario de creación de procesos (REQ05-04)  La opción de eliminar: solicita confirmación y elimina el proceso seleccionado.  La opción de Suspender: solicita confirmación y suspende el proceso seleccionado, el campo estado debe quedar con la opción “Suspendido”. REQ05-04 RF Se debe crear una opción que permita la creación de nuevos procesos. Se deben tener en cuenta los siguientes campos para dicho formulario: 1. Nombre del proceso 2. Cliente 3. Tipo de proceso 4. Usuario (Registrado en el sistema) 5. Flujo de Trabajo 6. Descripción 7. Fecha inicio 8. Fecha fin 9. Estado 10. Observaciones En este formulario de creación se debe tener en cuenta la INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 29 opción de “Anexos” en la que se podrá adjuntar documentos, el sistema deberá identificar por medio de la extensión del archivo cargado si es un archivo tipo imagen, para tal caso se debe habilitar las siguientes opciones:  Vista previa: para visualizar la información del archivo cargado.  Mejorar Imagen: proceso de mejora de imagen solo en caso de que esta se encuentre deteriorada (bajo contraste, reimpresión, diferentes tipos de fuentes, que se haya desplazado la tinta, manchas en el papel). REQ05-05 RF Para la consulta de la lista de procesos atendidos por el abogado registrados en el sistema se debe habilitar un campo de búsqueda que permita al usuario escribir una palabra y el sistema busque las coincidencias de la palabra en todos los campos mostrados en dicha consulta. Los siguientes son los campos: 1. Nombre del proceso 2. Cliente 3. Tipo de proceso 4. Usuario (Registrado en el sistema) 5. Flujo de Trabajo 6. Descripción 7. Fecha inicio 8. Fecha fin 9. Estado 10. Observaciones INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 30 REQ06 RF Gestión de documentos: Configuración de los documentos y archivos necesarios para la gestión de los procesos. REQ06-01 RF Se debe crear una pantalla en la que se listen todos los documentos utilizados por el abogado para la gestión exitosa de cada uno de los procesos. Los siguientes son los campos: 1. Nombre del documento 2. Tipo de documento 3. Descripción 4. Observaciones 5. Fecha Por cada registro que se presente se debe habilitar las opciones de modificar, eliminar y enviar correo electrónico.  La opción de modificar: recupera los datos del registro seleccionado y los dispone en el formulario de creación de Documento (REQ06-02)  La opción de eliminar, solicita confirmación y elimina el documento seleccionado.  La opción de enviar correo: solicita la siguiente información:  Título del documento a enviar.  Destinatarios  Descripción REQ06-02 RF Se debe crear una opción que permita la creación de nuevos documentos. Se deben tener en cuenta los siguientes campos para dicho formulario: INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 31 1. Nombre del documento 2. Tipo de Documento 3. Tipo de proceso 4. Descripción 5. Observaciones 6. Fecha Este formulario debe tener una opción que le permita al abogado poder cargar el documento y así quede almacenado en la base de datos y disponible en el aplicativo para gestión de los procesos. REQ06-03 RF Para la consulta de la lista de documentos registrados en el sistema se debe habilitar un campo de búsqueda que permita al usuario escribir una palabra y el sistema busque las coincidencias de la palabra en todos los campos mostrados en dicha consulta. Estos campos son: 1. Nombre del documento 2. Tipo de Documento 3. Tipo de Proceso 4. Descripción 5. Observaciones 6. Fecha REQ07 RF Gestión de Citas: Configuración de citas y eventos para los abogados. REQ07-01 RF Se debe crear una pantalla en la que se listen todas las citas asociadas al abogado. Los siguientes son los campos: 1. Titulo INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 32 2. Fecha Inicio 3. Fecha Fin 4. Lugar 5. Cliente 6. Descripción 7. Contacto 8. Estado Por cada registro que se presente se debe habilitar las opciones de modificar y eliminar.  La opción de modificar: recupera los datos del registro seleccionado y los dispone en el formulario de creación de Documento (REQ07-02)  La opción de eliminar: solicita confirmación y elimina la cita seleccionada. REQ07-02 RF Se debe crear una opción que permita la creación de nuevas citas en el que se tengan en cuenta los siguientes campos: 1. Titulo 2. Fecha Inicio 3. Fecha Fin 4. Lugar 5. Cliente 6. Descripción 7. Contacto 8. Estado REQ08 RF Necesidad y asesoría: Configuración de los servicios ofrecidos y las solicitudes que deben ser revisadas por el usuario abogado. INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 33 REQ08-01 RF Se debe crear una administración (Creación, modificación, eliminación y consulta) de los servicios que ofrece el abogado, donde se especifique:  Código del servicio  Descripción del servicio  Estado Por cada registro que se presente se debe habilitar las opciones de modificar y eliminar.  La opción de modificar: recupera los datos del registro seleccionado y los dispone en el formulario de creación de tipo de servicio (REQ08- 02)  La opción de eliminar: solicita confirmación y elimina el tipo de servicio seleccionado; en caso tal que el registro tenga información asociada, se debe ir por modificar y cambiar el estado a “Inactivar” REQ08-02 RF Se debe crear una opción que permita la creación de tipos de servicio. Se deben tener en cuenta los siguientes campos: 4. Código 5. Descripción 6. Estado REQ08-03 RF Se debe crear un formulario que permita al usuario abogado visualizar todas las solicitudes inscritas, es decir con estado “Abierto”, este formulario debe tener los siguientes campos con información: INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 34 1. Información de la solicitud 1. Servicio 2. Tipo Servicio (Registrado en el sistema) 3. Nombre completo 4. Tipo identificación 5. Número identificación 6. Correo electrónico 7. Teléfonos 8. Descripción 9. País 10. Departamento 11. Ciudad 12. Observaciones 13. Nombre Contacto 14. Estado Por cada registro que se presente se debe habilitar las opciones de asignar estado.  La opción de Asignar Estado: recupera los datos del registro seleccionado para cambiar el estado de la solicitud a “Atendida”. REQ09 RF Flujos de Trabajo: Configuración de los flujos de trabajo predefinidos de acuerdo a los tipos de procesos que puede atender un usuario tipo abogado. REQ09-01 RF Se debe crear una pantalla en la que se listen todos los flujos de trabajo que se encuentran registrados en el sistema. En este se mostrara los siguientes campos: 1. Nombre del flujo 2. Definición INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 35 3. Requisitos 4. Observaciones. 5. Estado Por cada registro que se presente se debe habilitar la opción de clonar.  La opción de clonar, recupera los datos del registro seleccionado y los dispone en el formulario de creación de nuevo flujo de trabajo (REQ09-02). REQ09-02 RF Se debe crear una opción que permita la clonación de flujos de trabajos (REQ03) del sistema. Se deben tener en cuenta los siguientes campos: 1. Nombre del flujo 2. Definición 3. Requisitos 4. Observaciones. 5. Estado REQ09-03 RF Para la consulta de la lista de flujos de trabajo que se encuentren registrados en el sistema, se debe habilitar un campo de búsqueda que permita al usuario escribir una palabra y el sistema busque las coincidencias de la palabra en todos los campos mostrados en dicha consulta. Estos campos son: 1. Nombre del flujo 2. Definición 3. Requisitos INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 36 4. Observaciones. 5. Estado GESTIÓN USUARIO CLIENTE REQ10 RF Gestión de procesos: Control y seguimiento de los procesos asociados a un cliente REQ10-01 RF Se debe crear una pantalla en la que se listen todos los procesos pertenecientes a un cliente. Se mostraran los siguientes campos: 1. Nombre del proceso 2. Descripción 3. Cliente (Registrado en el sistema). 4. Requisitos. 5. Tipo de proceso. 6. Estado 7. Fecha inicio 8. Fecha fin 9. Observaciones Nota: La información se debe mostrar en modo de solo lectura ya que solo el usuario abogado es el que sabe en qué momento debe ser actualizada la información del proceso. Por cada registro que se presente se debe habilitar las opciones de registrar observación.  La opción de registrar observación: permite al usuario cliente registrar dudas sobre las observaciones que presente el proceso, para esto se debe crear un formulario con los siguientes INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 37 campos: 1. Titulo 2. Proceso 3. Observaciones 4. Fecha y hora 5. Cliente Estas observaciones son enviadas automáticamente al correo del usuario abogado con el fin de poder llevar una mejor gestión de los procesos. REQ11 RF Necesidad y asesoría: REQ11-01 RF Se debe crear un formulario que permita al usuario cliente el registro de solicitud de servicio, el formulario debe permitir almacenar la siguiente información de: 2. Información del contacto que hace la solicitud 1. Servicio* 2. Tipo Servicio* 3. Nombre completo* 4. Tipo identificación* 5. Número identificación* 6. Correo electrónico* 7. Teléfonos* 8. Descripción* 9. País 10. Departamento 11. Ciudad 12. Observaciones* 13. Nombre Contacto 14. Estado INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 38 Se debe enviar por correo electrónico a los usuarios autorizados (de acuerdo a los permisos configurados en el sistema) una notificación indicando que acaban de registrar una solicitud de servicio. El sistema debe contar con una opción para adjuntar archivos a la solicitud. El sistema dejará en estado “Abierto” dicha solicitud. Los campos marcados con (*) son obligatorios. CONFIGURACION Y SEGURIDAD REQ12 RF Configuración y seguridad: REQ12-01 RF Se debe crear una página de autenticación (Usuario y contraseña), con el fin de identificar el tipo de usuario que ingresa al sistema. Los roles son los siguientes:  Usuario Administrador: Usuario que se encarga de la configuración principal del sistema, creación de usuarios abogados y asignación de roles.  Usuario Abogado: Usuario que se encarga de hacer uso del sistema, administra sus clientes, procesos, documentos, citas y servicios.  Usuario Cliente: Usuario que ingresa al sistema para seguimiento de sus procesos. Una vez el usuario se encuentre en sesión se debe mostrar en la página principal el menú la fecha y el nombre del usuario que está en sesión. El menú para el usuario se define de acuerdo a su rol: 1. Usuario tipo Administrador: INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 39  Gestión de Usuarios  Gestión de Roles  Gestión de Flujos de Trabajo 2. Usuario tipo Abogado:  Gestión de Procesos  Gestión de Documentos  Gestión de Clientes  Servicios y asesoría  Solicitudes  Citas  Gestión de Flujos de Trabajo 3. Usuario tipo Cliente:  Gestión de procesos  Solicitudes REQ12-02 RF Se debe crear una opción para el cambio de contraseña del usuario, donde se solicite la contraseña actual, la nueva contraseña y la confirmación de la nueva contraseña. Se establecerán las siguientes políticas de contraseña:  Número mínimo de caracteres 6  Número máximo de caracteres 10 REQ12-03 RF Se debe definir la siguiente información por defecto para cada una de las pantallas para cualquier tipo de usuario registrado en el sistema:  Fecha y hora del sistema INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 40  Nombre del usuario en sesión  Opción de salir del sistema el cual realizara redirección a la pantalla REQ12-01. 4.1.5 Definición de Requisitos no funcionales del sistema: Categoría Especificación Observación Plataforma Sistema Operativo Linux Centos 7.0 Plataforma Lenguajes PHP 5.5, JavaScript Ecma 6, CCS3 Plataforma Framework AngularJs 2.0, Laravel 5.0, Eloquent ORM, Bootstrap 3.0, Material design Plataforma Herramientas Control de versiones fuentes y documento (SVN) Plataforma Construcción PHP IDE Plataforma Servidor de aplicaciones Apache http server Base de Datos Motores MySql 5.6 Base de Datos Volumen de transacciones 100 Solicitudes mensuales Base de Datos Concurrencia 20 usuarios simultáneos Base de Datos Protección de datos Los establecidos por el motor de base de datos. Estándares Navegabilidad Se debe especificar en el diseño detallado. Estándares Conectividad Estándares de Teamcloud Estándares Definición de BD Estándares de Teamcloud Estándares Nombramiento BD nueva Estándares de Teamcloud Estándares Características de campo Estándares de Teamcloud Estándares Inyección de código Estándares de Teamcloud Estándares Construcción Estándares de Teamcloud INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 41 Estándares Nombramiento de fuentes Estándares de Teamcloud Estándares Navegadores (Browsers) Los estilos deben ser compatibles con los siguientes navegadores: IE 10.0 o superior, Google Chrome, Mozila firefox. Estándares Resolución de pantalla Responsive. 4.1.6 Modelo de objetos del negocio: En el diccionario de datos se puede identificar cada una de las entidades (Tablas y Vistas) de la base de datos con sus atributos. Se anexa el diccionario de datos del sistema de gestión documental: Ver Anexo1. 4.2 FASE DE ANÁLISIS 4.2.1 Diagrama de Casos de Uso Figura1: Caso de uso que describe la funcionalidad de Inicio de sesión para los actores. INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 42 Figura2: Caso de uso que describe la funcionalidad del módulo de usuarios. Figura3: Caso de uso que describe la funcionalidad del módulo de roles de acuerdo al perfil del usuario. Figura4: Caso de uso que describe la funcionalidad del módulo de Flujos de Trabajo. INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 43 Figura5: Caso de uso que describe la funcionalidad del módulo de clientes. Figura6: Caso de uso que describe la funcionalidad del módulo de tipo de procesos. INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 44 Figura7: Caso de uso que describe la funcionalidad del módulo de procesos. Figura8: Caso de uso que describe la funcionalidad del módulo de documentos. INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 45 Figura9: Caso de uso que describe la funcionalidad del módulo de citas. Figura10: Caso de uso que describe la funcionalidad del módulo de servicios del actor abogado. Figura11: Caso de uso que describe la funcionalidad del módulo de solicitudes. INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 46 Figura12: Caso de uso que describe la funcionalidad del módulo de flujos de trabajo. Figura13: Caso de uso que describe la funcionalidad del módulo de procesos por parte del cliente. Figura14: Caso de uso que describe la funcionalidad del módulo de solicitud de asesorías. INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 47 4.2.2 Definición de Casos de uso del sistema Requisito de Producto Asociado REQ12-01 CU01 Iniciar Sesión Descripción CU Este caso de uso se encarga de autorizar el ingreso de un usuario a la plataforma. Actores Involucrados ACT01, ACT02, ACT03 Precondición Usuario registrado en la plataforma Postcondición Usuario autorizado para el ingreso a la plataforma. Secuencia normal Paso Acción del actor Acción del Sistema P1 El actor ingresa a la plataforma. El sistema carga el formulario para iniciar sesión. P2 El actor ingresa el *usuario y la *contraseña. El actor da clic en la opción para iniciar sesión. El sistema cifra la contraseña. El sistema valida que los datos ingresados se encuentren registrados en el sistema y que el usuario se encuentre activo. Si la información ingresada es correcta se autoriza el ingreso al usuario y se direcciona a la página principal de la plataforma, en caso contrario se ejecuta el FA01. P3 El caso de uso finaliza. INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 48 Flujo Alterno FA01 – Usuario no valido Paso Acción del actor Acción del Sistema P1 El sistema muestra el mensaje MSG01. El caso de uso finaliza. Mensajes MSG01: Usuario no valido y/o Contraseña incorrecta. Observaciones Los campos marcados con * son campos obligatorios. Requisito de Producto Asociado REQ12-02 CU02 Cambiar contraseña Descripción CU Este caso de uso se encarga de cambiar la contraseña al usuario en sesión. Actores Involucrados ACT01, ACT02, ACT03 Precondición El actor debe de haber iniciado sesión, es decir finalizado correctamente el CU01. Postcondición Contraseña cambiada Secuencia normal Paso Acción del actor Acción del Sistema P1 El caso de uso inicia cuando el actor da clic en el menú en la opción para cambiar contraseña El sistema carga el formulario para el cambio de contraseña. INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 49 P2 El actor ingresa la *contraseña actual, la *nueva contraseña y *confirmación de la nueva contraseña. P3 El actor da clic en la opción para grabar la información ingresada. El sistema debe validar:  La contraseña actual sea correcta, en caso contrario muestra MSG01.  La nueva contraseña sea diferente a la contraseña actual, en caso contrario muestra MSG02.  La confirmación de la nueva contraseña sea igual a la nueva contraseña, en caso contrario muestra MSG03.  La contraseña debe tener mínimo seis caracteres, en caso contrario muestra MSG04.  La contraseña debe incluir valores numéricos y alfanuméricos, en caso contrario muestra MSG05.  La contraseña debe de tener máximo diez caracteres, en caso contrario muestra MSG006. La contraseña debe almacenarse cifrada. El sistema actualiza el registro en la INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 50 base de datos. Si la operación se realiza correctamente se muestra el mensaje MSG07 y el caso de uso finaliza. Flujo Alterno FA - No aplica Paso Acción del actor Acción del Sistema P1 P2 Mensajes MSG01: La contraseña actual ingresada no es correcta. MSG02: La nueva contraseña ingresada debe ser diferente a la contraseña actual. MSG03: La nueva contraseña y la confirmación de la contraseña no coinciden. MSG04: La nueva contraseña debe tener mínimo seis caracteres. MSG05: La nueva contraseña debe contener números y letras. MSG06: La nueva contraseña debe tener máximo diez caracteres. MSG07: Cambio de contraseña realizado. Observaciones Los campos marcados con * son campos obligatorios. Requisito de Producto Asociado REQ12-03 CU03 Finalizar Sesión Descripción CU Este caso de uso se encarga de Finalizar la sesión del usuario en curso. INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 51 Actores Involucrados ACT01, ACT02, ACT03 Precondición Usuario registrado en la plataforma Postcondición No hay ninguna sesión activa por parte del usuario. Secuencia normal Paso Acción del actor Acción del Sistema P1 El usuario solicita el cierre de la sesión. El sistema solicita la confirmación del cierre de sesión. P2 El actor confirma el cierre de sesión. El sistema finaliza la sesión actual volviendo al caso de uso CU01 (iniciar sesión) y muestra mensaje MSG02, en caso contrario se ejecuta el FA02. P3 El caso de uso finaliza. Flujo Alterno FA02 – Cancelar cierre de sesión Paso Acción del actor Acción del Sistema P1 El usuario cancela la confirmación. El sistema volverá al menú principal. El caso de uso finaliza. Mensajes MSG02: Ha finalizado la sesión correctamente. Observaciones No hay observaciones Requisito de Producto Asociado REQ01-01 INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 52 CU04 Consultar Usuarios Descripción CU Este caso de uso se encarga de listar los usuarios registrados según criterio de búsqueda. Actores Involucrados ACT01 Precondición El ACT01 debe de haber iniciado sesión, es decir finalizado correctamente el CU01. Postcondición Usuarios listados Secuencia normal Pa so Acción del actor Acción del Sistema P1 El caso de uso inicia cuando el ACT01 ingresa a la opción de Administrar usuarios del menú de la aplicación. El sistema recupera los registros de los usuarios que estén creados en la aplicación y habilita la opción de creación de usuario. Para cada registro recuperado en la consulta inicial habilita las opciones de modificar, eliminar y restablecer contraseña. Si el usuario no tiene permiso para acceder al formulario se ejecuta el FA01. P2 Si el ACT01 desea realizar filtro de los registros presentados ingresando los valores para los campos Nombre El sistema realiza la búsqueda en la base de datos según los valores ingresados en los criterios de búsqueda y recuperando los registros coincidentes que se tenga, si la búsqueda no arroja INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 53 completo, Número de identificación, Nombre de usuario, Tipo de usuario, Teléfonos, Dirección, Correo electrónico y rol y da clic en la opción para realizar la búsqueda. resultados se muestra el mensaje MSG01. P3 Si el ACT01 da clic en la opción para crear un nuevo usuario. Se invoca el CU05. P4 Si el ACT01 da clic en la opción para modificar un usuario. Se invoca el CU06. P5 Si el ACT01 da clic en la opción para eliminar un usuario. Se invoca el CU07. P6 Si el ACT01 da clic en la opción para restablecer la contraseña de un usuario. Se invoca el CU08. P7 El caso de uso finaliza. Flujo Alterno FA01 – Usuario sin autorización Pa so Acción del actor Acción del Sistema P1 El sistema muestra el mensaje MSG02. P2 El caso de uso finaliza. Mensajes MSG01: No se encontraron registros. INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 54 MSG02: Usted no tiene permisos para este formulario. Observaciones No hay observaciones. Requisito de Producto Asociado REQ01-02 CU05 Crear usuario Descripción CU Este caso de uso se encarga de adicionar nuevos usuarios al sistema. Actores Involucrados ACT01 Precondición El ACT01 debe de haber iniciado sesión, es decir finalizado correctamente el CU01. El sistema debe tener roles registrados. Postcondición Usuario creado Secuencia normal Paso Acción del actor Acción del Sistema P1 El caso de uso inicia cuando el ACT01 ingresa a la opción de crear usuarios. El sistema muestra el formulario para el ingreso de información y lista los roles que se encuentran activos en el sistema. P2 El ACT01 ingresa los valores para los campos: *Nombre completo, *Tipo de identificación, *Número de identificación, *Nombre de usuario, *Correo electrónico, *Teléfonos, Campo de El sistema controla las longitudes máximas, no permitiendo el ingreso de longitudes mayores a la de los campos. El sistema controla el tipo de dato ingresado, no permitiendo el ingreso de tipo de datos diferente al de los campos. INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 55 acción, *Rol, *Fecha activación, *Fecha desactivación, Estado. P3 El ACT01 da clic en la opción para grabar la información ingresada. Se invoca el CU09 para la asignación de roles. P4 El sistema inserta el registro en la base de datos y asigna los roles seleccionados a los usuarios. Si la operación se realiza correctamente se muestra el mensaje MSG01 y retorna al CU04 paso P1, en caso contrario si el número de identificación y/o el nombre de usuario que se intenta guardar ya existe, se ejecuta el FA01. P5 Si el ACT01 da clic en la opción cancelar. El sistema retorna al CU04 paso P1. P6 El caso de uso finaliza. Flujo Alterno FA01 – Registro ya existe Paso Acción del actor Acción del Sistema P1 El sistema muestra el mensaje MSG02. P2 El sistema retorna a la secuencia normal P2. Mensajes MSG01: Registro adicionado. MSG02: El registro que está intentando guardar ya existe. Observaciones Los campos marcados con * son campos obligatorios. INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 56 NOTA: El campo nombre de usuario corresponde al nombre de usuario utilizado para realizar la autenticación en el sistema. Requisito de Producto Asociado REQ01-01 CU06 Modificar Usuario Descripción CU Este caso de uso se encarga de actualizar los usuarios registrados en el sistema. Actores Involucrados ACT01 Precondición El ACT01 debe de haber iniciado sesión, es decir finalizado correctamente el CU01. El sistema debe tener Usuarios registrados. Postcondición Usuario modificado Secuencia normal Paso Acción del actor Acción del Sistema P1 El caso de uso inicia cuando el ACT01 de clic en la opción modificar un usuario. El sistema carga los datos del usuario seleccionado y lista los roles activos seleccionando aquellos a los que el usuario pertenece. El sistema muestra el formulario para la actualización de información. P2 El ACT01 modifica los valores para los campos: *Nombre completo, *Tipo de identificación, *Número de identificación, El sistema controla las longitudes máximas, no permitiendo el ingreso de longitudes mayores a la de los campos. El sistema controla el tipo de dato ingresado, no permitiendo el ingreso de INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 57 *Nombre de usuario, *Correo electrónico, *Teléfonos, Campo de acción, *Rol, *Fecha activación, *Fecha desactivación, Estado tipo de datos diferente al de los campos. P3 El ACT01 da clic en la opción para grabar la información ingresada. Se invoca el CU09 para la asignación de roles. P4 El sistema actualiza el registro en la base de datos y asigna los roles seleccionados a los usuarios. Si la operación se realiza correctamente se muestra el mensaje MSG01 y retorna al CU04 paso P1, en caso contrario si el número de identificación y/o el nombre de usuario que se intenta actualizar ya existe, se ejecuta el FA01. P5 Si el ACT01 da clic en la opción cancelar. El sistema retorna al CU04 paso P1. P6 El caso de uso finaliza. Flujo Alterno FA01 – Registro ya existe Paso Acción del actor Acción del Sistema P1 El sistema muestra el mensaje MSG02. P2 El sistema retorna a la secuencia normal P2. Mensajes MSG01: Registro actualizado. INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 58 MSG02: El registro que está intentando guardar ya existe. Observaciones Los campos marcados con * son campos obligatorios. Requisito de Producto Asociado REQ01-01 CU07 Eliminar Usuario Descripción CU Este caso de uso se encarga de borrar los usuarios registrados en el sistema. Actores Involucrados ACT01 Precondición El ACT01 debe de haber iniciado sesión, es decir finalizado correctamente el CU01. El sistema debe tener Usuarios registrados. Postcondición Usuario eliminado Secuencia normal Paso Acción del actor Acción del Sistema P1 El caso de uso inicia cuando el ACT01 de clic en la opción eliminar un usuario. El sistema muestra el mensaje de advertencia MSG01. P2 El ACT01 confirma la eliminación del registro. El sistema elimina el registro en la base de datos. Si la operación se realiza correctamente se muestra el mensaje MSG02 y retorna al CU04 paso P1, en caso contrario si el INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 59 usuario que se intenta eliminar se encuentra relacionado, se ejecuta el FA01. P3 El caso de uso finaliza. Flujo Alterno FA01 – Registro relacionado Paso Acción del actor Acción del Sistema P1 El sistema muestra el mensaje MSG03. P2 El sistema retorna al caso de uso CU04 Paso P7. Mensajes MSG01: ¿Está seguro de eliminar el registro? MSG02: Registro eliminado. MSG03: No se puede eliminar el registro, está siendo utilizado en otra parte del sistema. Observaciones No hay observaciones. Requisito de Producto Asociado REQ01-01 CU08 Restablecer contraseña Descripción CU Este caso de uso se encarga de restablecer la contraseña a un usuario registrado en el sistema. Actores Involucrados ACT01 Precondición El ACT01 debe de haber iniciado sesión, es decir finalizado correctamente el CU01. INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 60 El sistema debe tener Usuarios registrados. Postcondición Contraseña restablecida Secuencia normal Paso Acción del actor Acción del Sistema P1 El caso de uso inicia cuando el ACT01 de clic en la opción restablecer contraseña de un usuario. El sistema muestra el mensaje de confirmación, MSG01. P2 El usuario da aceptar El sistema envía un correo electrónico del usuario seleccionado con la nueva contraseña para ingreso al sistema. Nota: Si el usuario no tiene un correo electrónico asociado el sistema mostrara mensaje MSG02. P2 El caso de uso finaliza. Flujo Alterno FA - No aplica Paso Acción del actor Acción del Sistema P1 P2 Mensajes MSG01: Contraseña restablecida MSG02: Actualizar datos del usuarios para poder finalizar la tarea. Observaciones No hay observaciones. Requisito de Producto REQ02-01 INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 61 Asociado CU09 Asignar roles a usuario Descripción CU Este caso de uso se encarga de asignar los roles a un usuario. Actores Involucrados ACT01 Precondición El ACT01 debe de haber iniciado sesión, es decir finalizado correctamente el CU01. El sistema debe tener Roles registrados. Postcondición Rol asignado Secuencia normal Paso Acción del actor Acción del Sistema P1 El caso de uso inicia cuando el ACT01 ejecuta la opción de grabar la información de un usuario en el momento de la creación o modificación. El sistema valida que el ACT01 haya seleccionado al menos 1 rol de la lista de roles. Si no se selecciona ningún rol el sistema muestra el mensaje MSG01. P2 El caso de uso retorna a donde fue invocado. Flujo Alterno FA - No aplica Paso Acción del actor Acción del Sistema P1 P2 Mensajes MSG01: Se debe seleccionar al menos un rol para ser asignado al INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 62 usuario. Observaciones No hay observaciones. Requisito de Producto Asociado REQ02-01 CU10 Consultar Roles Descripción CU Este caso de uso se encarga de listar los roles registrados según criterio de búsqueda. Actores Involucrados ACT01 Precondición El ACT01 debe de haber iniciado sesión, es decir finalizado correctamente el CU01. Postcondición Roles listados. Secuencia normal Paso Acción del actor Acción del Sistema P1 El caso de uso inicia cuando el ACT01 ingresa a la opción de administrar roles del menú de la aplicación. El sistema recupera los registros y habilita la opción de creación de rol y para cada registro recuperado en la consulta inicial habilita las opciones de modificar y eliminar. Si el usuario no tiene permiso para acceder al formulario se ejecuta el FA01. P2 Si el ACT01 desea realizar filtro de los El sistema realiza la búsqueda en la base de datos según los valores INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 63 registros presentados ingresando los valores para los campos: Nombre del rol y/o si el rol está activo o no (Estos campos son opcionales) y da clic en la opción para realizar la búsqueda. ingresados recuperando los registros coincidentes, si la búsqueda no arroja resultados se muestra el mensaje MSG01. P3 Si el ACT01 da clic en la opción para crear un nuevo rol. Se invoca el CU11. P4 Si el ACT01 da clic en la opción para modificar un rol. Se invoca el CU12. P5 Si el ACT01 da clic en la opción para eliminar un rol. Se invoca el CU13. P6 El caso de uso finaliza. Flujo Alterno FA01 – Usuario sin autorización Paso Acción del actor Acción del Sistema P1 El sistema muestra el mensaje MSG02. P2 El caso de uso finaliza. Mensajes MSG001: No se encontraron registros. MSG002: Usted no tiene permisos para este formulario. Observaciones No hay observaciones. INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 64 Requisito de Producto Asociado REQ02-02 CU11 Crear rol Descripción CU Este caso de uso se encarga de adicionar nuevos roles al sistema. Actores Involucrados ACT01 Precondición El ACT01 debe de haber iniciado sesión, es decir finalizado correctamente el CU01. El sistema debe tener Funcionalidades registradas. Postcondición Rol creado Secuencia normal Paso Acción del actor Acción del Sistema P1 El caso de uso inicia cuando el ACT01 ingresa a la opción de crear roles. El sistema muestra el formulario para el ingreso de información y lista las funcionalidades que se encuentren activas en el sistema. P2 El ACT01 ingresa los valores para el: *Nombre del rol, si el rol esta *activo o no y selecciona las funcionalidades a las que tendrá acceso el rol. El sistema controla las longitudes máximas, no permitiendo el ingreso de longitudes mayores a la de los campos. El sistema controla el tipo de dato ingresado, no permitiendo el ingreso de tipo de datos diferente al de los campos. P3 El ACT01 da clic en la Se invoca el CU14 para la asignación de INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 65 opción para grabar la información ingresada. funcionalidades. P4 El sistema inserta el registro en la base de datos y asigna las funcionalidades seleccionadas al rol. Si la operación se realiza correctamente se muestra el mensaje MSG01 y retorna al CU10 paso P1, en caso contrario si el rol que se intenta guardar ya existe, se ejecuta el FA01. P5 Si el ACT01 da clic en la opción cancelar. El sistema retorna al CU10 paso P1. P6 El caso de uso finaliza. Flujo Alterno FA01 – Registro ya existe Paso Acción del actor Acción del Sistema P1 El sistema muestra el mensaje MSG02. P2 El sistema retorna a la secuencia normal P2. Mensajes MSG01: Registro adicionado. MSG02: El registro que está intentando guardar ya existe. Observaciones Los campos marcados con * son campos obligatorios. NOTA: La lista de permisos será estática ya que corresponde a las funcionalidades definidas en el aplicativo. Requisito de Producto REQ02-02 INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 66 Asociado CU12 Modificar Rol Descripción CU Este caso de uso se encarga de actualizar los roles registrados en el sistema. Actores Involucrados ACT01 Precondición El ACT01 debe de haber iniciado sesión, es decir finalizado correctamente el CU01. El sistema debe tener Roles registrados. El sistema debe tener Funcionalidades registradas. Postcondición Rol modificado Secuencia normal Paso Acción del actor Acción del Sistema P1 El caso de uso inicia cuando el ACT01 de clic en la opción modificar un rol. El sistema carga los datos del rol seleccionado. El sistema muestra el formulario para la actualización de información. P2 El ACT01 modifica los valores para: *Nombre del rol, si el rol se encuentra *activo o no. Y selecciona las funcionalidades a las que tendrá acceso el rol. El sistema controla las longitudes máximas, no permitiendo el ingreso de longitudes mayores a la de los campos. El sistema controla el tipo de dato ingresado, no permitiendo el ingreso de tipo de datos diferente al de los campos. INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 67 P3 El ACT01 da clic en la opción para grabar la información ingresada. Se invoca el CU14 para la asignación de funcionalidades. P4 El sistema actualiza el registro en la base de datos y asigna las funcionalidades seleccionadas al rol. Si la operación se realiza correctamente se muestra el mensaje MSG01 y retorna al CU10 paso P1, en caso contrario si el rol que se intenta actualizar ya existe, se ejecuta el FA01. P5 Si el ACT01 da clic en la opción cancelar. El sistema retorna al CU10 paso P1. P6 El caso de uso finaliza. Flujo Alterno FA01 – Registro ya existe Paso Acción del actor Acción del Sistema P1 El sistema muestra el mensaje MSG02. P2 El sistema retorna a la secuencia normal P2. Mensajes MSG01: Registro actualizado MSG02: El registro que está intentando guardar ya existe Observaciones Los campos marcados con * son campos obligatorios. NOTA: La lista de permisos será estática ya que corresponde a las funcionalidades definidas en el aplicativo. Requisito de Producto INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 68 Asociado REQ02-02 CU13 Eliminar Rol Descripción CU Este caso de uso se encarga de borrar los roles registrados en el sistema. Actores Involucrados ACT01 Precondición El ACT01 debe de haber iniciado sesión, es decir finalizado correctamente el CU01. El sistema debe tener Roles registrados. Postcondición Rol eliminado Secuencia normal Paso Acción del actor Acción del Sistema P1 El caso de uso inicia cuando el ACT01 de clic en la opción eliminar un rol. El sistema muestra el mensaje de advertencia MSG01. P2 El ACT01 confirma la eliminación del registro. El sistema elimina el registro en la base de datos. Si la operación se realiza correctamente se muestra el mensaje MSG02 y retorna al CU10 paso P1, en caso contrario si el rol que se intenta eliminar se encuentra relacionado, se ejecuta el FA01. P3 El caso de uso finaliza INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 69 Flujo Alterno FA01 – Registro relacionado Paso Acción del actor Acción del Sistema P1 El sistema muestra el mensaje MSG03. P2 El sistema retorna al caso de uso CU10 Paso P6. Mensajes MSG01: ¿Está seguro de eliminar el registro? MSG02: Registro eliminado. MSG03: No se puede eliminar el registro, está siendo utilizado en otra parte del sistema. Observaciones No hay observaciones. Requisito de Producto Asociado REQ02-02 CU14 Asignar funcionalidad a Rol Descripción CU Este caso de uso se encarga de asignar funcionalidades a un rol del sistema. Actores Involucrados ACT01 Precondición El ACT01 debe de haber iniciado sesión, es decir finalizado correctamente el CU01. El sistema debe tener Funcionalidades registradas. Postcondición Funcionalidad asignada INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 70 Secuencia normal Paso Acción del actor Acción del Sistema P1 El caso de uso inicia cuando el ACT01 graba la información de creación o modificación de un rol. El sistema valida que el ACT01 haya seleccionado al menos 1 funcionalidad de la lista de funcionalidades. Si no se selecciona ninguna funcionalidad el sistema muestra el mensaje MSG01. P2 El caso de uso retorna a donde fue invocado. Flujo Alterno FA - No aplica Paso Acción del actor Acción del Sistema P1 P2 Mensajes MSG01: Se debe seleccionar al menos una funcionalidad para ser asignada al rol. Observaciones NOTA: La lista de permisos será estática ya que corresponde a las funcionalidades definidas en el aplicativo. Requisito de Producto Asociado REQ03-01 CU15 Consultar Flujos de Trabajo Descripción CU Este caso de uso se encarga de listar los Flujos de Trabajo registrados en el sistema. Actores Involucrados ACT01 INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 71 Precondición El ACT01 debe de haber iniciado sesión, es decir finalizado correctamente el CU01. Postcondición Flujos de Trabajos listados. Secuencia normal Paso Acción del actor Acción del Sistema P1 El caso de uso inicia cuando el ACT01 ingresa a la opción de administrar Flujos de Trabajo del menú de la aplicación. El sistema recupera los registros y habilita la opción de creación de Flujo de trabajo y para cada registro recuperado en la consulta inicial habilita las opciones de modificar y eliminar. Si el usuario no tiene permiso para acceder al formulario se ejecuta el FA01. P2 Si el ACT01 desea realizar filtro de los registros presentados ingresando los valores para los campos: Nombre del flujo, Definición, Requisitos, Observaciones, Estado y da clic en la opción para realizar la búsqueda. El sistema realiza la búsqueda en la base de datos según los valores ingresados recuperando los registros coincidentes, si la búsqueda no arroja resultados se muestra el mensaje MSG01. P3 Si el ACT01 da clic en la opción para crear un nuevo Flujo de trabajo. Se invoca el CU16. P4 Si el ACT01 da clic en Se invoca el CU17. INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 72 la opción para modificar un Flujo de trabajo. P5 Si el ACT01 da clic en la opción para eliminar un Flujo de trabajo. Se invoca el CU18. P6 El caso de uso finaliza. Flujo Alterno FA01 – Usuario sin autorización Paso Acción del actor Acción del Sistema P1 El sistema muestra el mensaje MSG02. P2 El caso de uso finaliza. Mensajes MSG01: No se encontraron registros. MSG02: Usted no tiene permisos para este formulario. Observaciones No hay observaciones. Requisito de Producto Asociado REQ03-02 CU16 Crear Flujo de trabajo Descripción CU Este caso de uso se encarga de adicionar nuevos Flujo de trabajo al sistema. Actores Involucrados ACT01 Precondición El ACT01 debe de haber iniciado sesión, es decir finalizado correctamente el CU01. INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 73 Postcondición Flujo de trabajo creado Secuencia normal+ Paso Acción del actor Acción del Sistema P1 El caso de uso inicia cuando el ACT01 ingresa a la opción de crear Flujos. El sistema muestra el formulario para el ingreso de información. P2 El ACT01 ingresa los valores para el: *Código, *Nombre del flujo, *Definición, *Requisitos, Observaciones, Estado. El sistema controla las longitudes máximas, no permitiendo el ingreso de longitudes mayores a la de los campos. El sistema controla el tipo de dato ingresado, no permitiendo el ingreso de tipo de datos diferente al de los campos. P3 El ACT01 da clic en la opción para grabar la información ingresada. El sistema inserta el registro en la base de datos. Si la operación se realiza correctamente se muestra el mensaje MSG01 y retorna al CU15 paso P1, en caso contrario si el Cliente que se intenta guardar ya existe, se ejecuta el FA01. P4 Si el ACT01 da clic en la opción cancelar. El sistema retorna al CU15 paso P1. P5 El caso de uso finaliza. Flujo Alterno FA01 – Registro ya existe Paso Acción del actor Acción del Sistema P1 El sistema muestra el mensaje MSG02. INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 74 P2 El sistema retorna a la secuencia normal P2. Mensajes MSG01: Registro adicionado. MSG02: El registro que está intentando guardar ya existe. Observaciones Los campos marcados con * son campos obligatorios. Requisito de Producto Asociado REQ03-03 CU17 Modificar Flujo de trabajo Descripción CU Este caso de uso se encarga de actualizar los Flujos de trabajo registrados en el sistema. Actores Involucrados ACT01 Precondición El ACT01 debe de haber iniciado sesión, es decir finalizado correctamente el CU01. El sistema debe tener Flujos de trabajo registrados. Postcondición Flujo de trabajo modificado Secuencia normal Paso Acción del actor Acción del Sistema P1 El caso de uso inicia cuando el ACT01 de clic en la opción modificar un Flujo de trabajo. El sistema carga los datos del Flujo de trabajo seleccionado. El sistema muestra el formulario para la actualización de información. P2 El ACT01 modifica los El sistema controla las longitudes INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 75 valores para: *Código, *Nombre del flujo, *Definición, *Requisitos, Observaciones, Estado. máximas, no permitiendo el ingreso de longitudes mayores a la de los campos. El sistema controla el tipo de dato ingresado, no permitiendo el ingreso de tipo de datos diferente al de los campos. P3 El ACT01 da clic en la opción para grabar la información ingresada. El sistema actualiza el registro en la base de datos. Si la operación se realiza correctamente se muestra el mensaje MSG01 y retorna al CU15 paso P1, en caso contrario si el cliente que se intenta actualizar ya existe, se ejecuta el FA01. P4 Si el ACT01 da clic en la opción cancelar. El sistema retorna al CU15 paso P1. P5 El caso de uso finaliza. Flujo Alterno FA01 – Registro ya existe Paso Acción del actor Acción del Sistema P1 El sistema muestra el mensaje MSG02. P2 El sistema retorna a la secuencia normal P2. Mensajes MSG01: Registro actualizado MSG02: El registro que está intentando guardar ya existe Observaciones Los campos marcados con * son campos obligatorios. Requisito de Producto INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 76 Asociado REQ03-03 CU18 Eliminar Flujo de trabajo Descripción CU Este caso de uso se encarga de borrar los Flujos de trabajo registrados en el sistema. Actores Involucrados ACT01 Precondición El ACT01 debe de haber iniciado sesión, es decir finalizado correctamente el CU01. El sistema debe tener Flujos de trabajo registrados. Postcondición Flujo de Trabajo eliminado Secuencia normal Paso Acción del actor Acción del Sistema P1 El caso de uso inicia cuando el ACT01 de clic en la opción eliminar un Flujo de trabajo. El sistema muestra el mensaje de advertencia MSG01. P2 El ACT01 confirma la eliminación del registro. El sistema elimina el registro en la base de datos. Si la operación se realiza correctamente se muestra el mensaje MSG02 y retorna al CU15 paso P1, en caso contrario si el Flujo de trabajo que se intenta eliminar se encuentra relacionado, se ejecuta el FA01. INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 77 P3 El caso de uso finaliza Flujo Alterno FA01 – Registro relacionado Paso Acción del actor Acción del Sistema P1 El sistema muestra el mensaje MSG03. P2 El sistema retorna al caso de uso CU15 Paso P6. Mensajes MSG01: ¿Está seguro de eliminar el registro? MSG02: Registro eliminado. MSG03: No se puede eliminar el registro, está siendo utilizado en otra parte del sistema. Observaciones No hay observaciones. Requisito de Producto Asociado REQ04-01 CU19 Consultar Clientes Descripción CU Este caso de uso se encarga de listar los clientes registrados en el sistema. Actores Involucrados ACT02 Precondición El ACT02 debe de haber iniciado sesión, es decir finalizado correctamente el CU01. Postcondición Clientes listados. Secuencia Paso Acción del actor Acción del Sistema INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 78 normal P1 El caso de uso inicia cuando el ACT02 ingresa a la opción de administrar clientes del menú de la aplicación. El sistema recupera los registros y habilita la opción de creación de cliente y para cada registro recuperado en la consulta inicial habilita las opciones de modificar y eliminar. Si el usuario no tiene permiso para acceder al formulario se ejecuta el FA01. P2 Si el ACT02 desea realizar filtro de los registros presentados ingresando los valores para los campos: Nombre completo o razón social, Tipo (Natural / Jurídica), Número de identificación o NIT, Nombre del contacto, Nombre de usuario, Correo electrónico, Teléfonos, Dirección, Ocupación, Fecha Nacimiento, Ciudad, Departamento, País, Observaciones, Estado y da clic en la opción para realizar la búsqueda. El sistema realiza la búsqueda en la base de datos según los valores ingresados recuperando los registros coincidentes, si la búsqueda no arroja resultados se muestra el mensaje MSG01. INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 79 P3 Si el ACT02 da clic en la opción para crear un nuevo Cliente. Se invoca el CU20. P4 Si el ACT02 da clic en la opción para modificar un Cliente. Se invoca el CU21. P5 Si el ACT02 da clic en la opción para eliminar un Cliente. Se invoca el CU22. P6 Si el ACT02 da clic en la opción restablecer contraseña. Se invoca el CU23. P7 El caso de uso finaliza. Flujo Alterno FA01 – Usuario sin autorización Paso Acción del actor Acción del Sistema P1 El sistema muestra el mensaje MSG02. P2 El caso de uso finaliza. Mensajes MSG01: No se encontraron registros. MSG02: Usted no tiene permisos para este formulario. Observaciones No hay observaciones. Requisito de Producto Asociado REQ04-02 CU20 Crear Cliente INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 80 Descripción CU Este caso de uso se encarga de adicionar nuevos usuarios al sistema. Actores Involucrados ACT02 Precondición El ACT02 debe de haber iniciado sesión, es decir finalizado correctamente el CU01. Postcondición Cliente creado Secuencia normal Paso Acción del actor Acción del Sistema P1 El caso de uso inicia cuando el ACT02 ingresa a la opción de crear clientes. El sistema muestra el formulario para el ingreso de información y lista los tipos de clientes que se encuentren activos en el sistema. P2 El ACT02 ingresa los valores para el: *Nombre completo o razón social, *Tipo (Natural / Jurídica), *Número de identificación o NIT, Nombre del contacto, *Nombre de usuario, *Correo electrónico, *Teléfonos, *Dirección, *Ocupación, *Fecha Nacimiento, *Ciudad, Departamento, País, Observaciones, Estado. El sistema controla las longitudes máximas, no permitiendo el ingreso de longitudes mayores a la de los campos. El sistema controla el tipo de dato ingresado, no permitiendo el ingreso de tipo de datos diferente al de los campos. P3 El ACT02 da clic en la opción para grabar la El sistema inserta el registro en la base de datos. Si la operación se realiza INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 81 información ingresada. correctamente se muestra el mensaje MSG01 y retorna al CU19 paso P1, en caso contrario si el Cliente que se intenta guardar ya existe, se ejecuta el FA01. P4 Si el ACT02 da clic en la opción cancelar. El sistema retorna al CU19 paso P1. P5 El caso de uso finaliza. Flujo Alterno FA01 – Registro ya existe Paso Acción del actor Acción del Sistema P1 El sistema muestra el mensaje MSG02. P2 El sistema retorna a la secuencia normal P2. Mensajes MSG01: Registro adicionado. MSG02: El registro que está intentando guardar ya existe. Observaciones Los campos marcados con * son campos obligatorios. Requisito de Producto Asociado REQ04-01 CU21 Modificar Cliente Descripción CU Este caso de uso se encarga de actualizar los clientes registrados en el sistema. Actores Involucrados ACT02 INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 82 Precondición El ACT02 debe de haber iniciado sesión, es decir finalizado correctamente el CU01. El sistema debe tener clientes registrados. Postcondición Cliente modificado Secuencia normal Paso Acción del actor Acción del Sistema P1 El caso de uso inicia cuando el ACT02 de clic en la opción modificar un cliente. El sistema carga los datos del cliente seleccionado. El sistema muestra el formulario para la actualización de información. P2 El ACT02 modifica los valores para: *Nombre completo o razón social, *Tipo (Natural / Jurídica), *Número de identificación o NIT, Nombre del contacto, *Nombre de usuario, *Correo electrónico, *Teléfonos, *Dirección, *Ocupación, *Fecha Nacimiento, *Ciudad, Departamento, País, Observaciones, Estado. El sistema controla las longitudes máximas, no permitiendo el ingreso de longitudes mayores a la de los campos. El sistema controla el tipo de dato ingresado, no permitiendo el ingreso de tipo de datos diferente al de los campos. P3 El ACT02 da clic en la opción para grabar la información ingresada. El sistema actualiza el registro en la base de datos. Si la operación se realiza correctamente se muestra el mensaje MSG01 y retorna al CU19 paso P1, en INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 83 caso contrario si el cliente que se intenta actualizar ya existe, se ejecuta el FA01. P4 Si el ACT02 da clic en la opción cancelar. El sistema retorna al CU19 paso P1. P5 El caso de uso finaliza. Flujo Alterno FA01 – Registro ya existe Paso Acción del actor Acción del Sistema P1 El sistema muestra el mensaje MSG02. P2 El sistema retorna a la secuencia normal P2. Mensajes MSG01: Registro actualizado MSG02: El registro que está intentando guardar ya existe Observaciones Los campos marcados con * son campos obligatorios. Requisito de Producto Asociado REQ04-01 CU22 Eliminar Cliente Descripción CU Este caso de uso se encarga de borrar los clientes registrados en el sistema. Actores Involucrados ACT02 Precondición El ACT02 debe de haber iniciado sesión, es decir finalizado correctamente el CU01. INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 84 El sistema debe tener clientes registrados. Postcondición Cliente eliminado Secuencia normal Paso Acción del actor Acción del Sistema P1 El caso de uso inicia cuando el ACT02 de clic en la opción eliminar un cliente. El sistema muestra el mensaje de advertencia MSG01. P2 El ACT02 confirma la eliminación del registro. El sistema elimina el registro en la base de datos. Si la operación se realiza correctamente se muestra el mensaje MSG02 y retorna al CU19 paso P1, en caso contrario si el cliente que se intenta eliminar se encuentra relacionado, se ejecuta el FA01. P3 El caso de uso finaliza Flujo Alterno FA01 – Registro relacionado Paso Acción del actor Acción del Sistema P1 El sistema muestra el mensaje MSG03. P2 El sistema retorna al caso de uso CU19 Paso P5. Mensajes MSG01: ¿Está seguro de eliminar el registro? MSG02: Registro eliminado. MSG03: No se puede eliminar el registro, está siendo utilizado en otra INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 85 parte del sistema. Observaciones No hay observaciones. Requisito de Producto Asociado REQ04-01 CU23 Restablecer Contraseña Descripción CU Este caso de uso se encarga de restablecer la contraseña a un cliente registrado en el sistema. Actores Involucrados ACT02 Precondición El ACT02 debe de haber iniciado sesión, es decir finalizado correctamente el CU01. El sistema debe tener Clientes registrados. Postcondición Contraseña restablecida Secuencia normal Paso Acción del actor Acción del Sistema P1 El caso de uso inicia cuando el ACT02 de clic en la opción restablecer contraseña de un usuario. El sistema muestra el mensaje de confirmación, MSG01. P2 El usuario da aceptar El sistema envía un correo electrónico del cliente seleccionado con la nueva contraseña para ingreso al sistema. Nota: Si el cliente no tiene un correo electrónico asociado el sistema INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 86 mostrará mensaje MSG02. P2 El caso de uso finaliza. Flujo Alterno FA - No aplica Paso Acción del actor Acción del Sistema P1 P2 Mensajes MSG01: Contraseña restablecida MSG02: Actualizar datos del cliente para poder finalizar la tarea. Observaciones No hay observaciones. Requisito de Producto Asociado REQ05-01 CU24 Consultar Tipo de Procesos Descripción CU Este caso de uso se encarga de listar los Tipos de procesos que son gestionados por el usuario abogado. Actores Involucrados ACT02 Precondición El ACT02 debe de haber iniciado sesión, es decir finalizado correctamente el CU01. Postcondición Tipos de Procesos listados. Secuencia normal Paso Acción del actor Acción del Sistema P1 El caso de uso inicia cuando el ACT02 ingresa a la opción de El sistema recupera los registros y habilita la opción de creación de Tipo de proceso y para cada registro recuperado INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 87 administrar Tipos de procesos del menú de la aplicación. en la consulta inicial habilita las opciones de modificar y eliminar. Si el usuario no tiene permiso para acceder al formulario se ejecuta el FA01. P2 Si el ACT02 desea realizar filtro de los registros presentados ingresando los valores para los campos: Código del proceso, Descripción del proceso, Activo / Inactivo y da clic en la opción para realizar la búsqueda. El sistema realiza la búsqueda en la base de datos según los valores ingresados recuperando los registros coincidentes, si la búsqueda no arroja resultados se muestra el mensaje MSG01. P3 Si el ACT02 da clic en la opción para crear un nuevo Tipo de Proceso. Se invoca el CU25. P4 Si el ACT02 da clic en la opción para modificar un Tipo de Proceso. Se invoca el CU26. P5 Si el ACT02 da clic en la opción para eliminar un Tipo de Proceso. Se invoca el CU27. P6 El caso de uso finaliza. Flujo Alterno FA01 – Usuario sin autorización INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO Código FDE 089 Versión 03 Fecha 2015-01-22 88 Paso Acción del actor Acción del Sistema P1 El sistema muestra el mensaje MSG02. P2 El caso de uso finaliza. Mensajes MSG01: No se encon