Diseño e implementación del sistema de gestión documental mediante la utilización de herramientas informáticas para el área de archivo de la empresa Conduantioquia

Abstract

El presente trabajo de grado, tuvo como finalidad identificar los procesos que se llevan a cabo en el área de archivo de la empresa Conduantioquia y poder determinar cómo estos procesos podían ser intervenidos de una manera eficiente, mediante la implementación de un sistema de gestión documental, el cual permitiera a través de la utilización de las diferentes técnicas y normas estandarizadas y de buenas prácticas para el manejo de la documentación, generar una optimización tanto en tiempos de trabajo como en el consumo de materiales y así mismo poder establecer cuál es el flujo correcto que se debe llevar en el manejo de la documentación y la información recopilada desde el inicio hasta el final del proceso, en el cual se genera toda la documentación que se deposita finalmente en el área de archivo de la empresa. Para dar cumplimiento a este objetivo se tuvo en cuenta las diferentes etapas de la ingeniería del software, pasando desde una etapa de análisis donde se realizaron entrevistas, visitas y consultas, hasta las etapas de diseño, implementación y pruebas, donde se realizaron los diseños de casos de uso, diagramas de secuencia y modelado de base de datos, hasta la implementación final de sistema y sus respectivas pruebas de funcionamiento, todo esto utilizando diferentes herramientas de desarrollo aportadas por cada uno de los integrantes del grupo de desarrolladores del sistema. Los resultados mostraron que la implementación del sistema permitió dar solución a los diferentes problemas encontrados tanto en el momento de identificar la necesidad de la empresa, como en la etapa de análisis donde se pudo realizar una especificación más a fondo de los problemas a intervenir. Permitiendo concluir de esta forma la importancia de implementar los sistemas de gestión documental en las áreas de la empresa que requieran la manipulación y un control específico en el flujo de documentos, sobre todo si estos constituyen un factor importante en el funcionamiento del día a día para la empresa.